Algemene voorwaarden Buro Karo

Buro Karo, met maatschappelijke zetel te Baron van Ertbornstraat 10, 2630 Aartselaar, ondernemingsnummer BE0778.919.106

1. Definities
   1. Buro Karo: Buro Karo met ondernemingsnummer BE0778.919.106, bestaande uit drie commerciële zaken: Karo Koestert, Trouwburo Karo, Consultburo Karo. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle commerciële zaken van Buro Karo. Hierna zal “Buro Karo” gebruikt worden voor zowel alle drie de commerciële zaken afzonderlijk, als voor de vennootschapsnaam, tenzij anders vermeld.
   2. Offerte: alle prijsopgaven en voorstellen gegeven door Buro Karo, via haar website, e-mail, offertes en sociale media.
   3. Ingangsdatum: de dag waarop de klant het aanbod van Buro Karo aanvaardt en de overeenkomst tot stand komt.
   4. Schriftelijk: elke communicatie via e-mail, gewone brief en aangetekende brief.
   5. Algemene bepalingen
2. Bij het ondertekenen van de offerte van Buro Karo wordt door de Klant voor een welbepaald vooraf omschreven pakket van diensten gekozen, zoals omschreven in de offerte en de overhandigde documentatie.
3. Bij het aanvaarden van de offerte en het tot stand komen van de overeenkomst, aanvaardt de klant tijdig kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en aanvaardt dus hierdoor gebonden te zijn in haar contractuele relatie met Buro Karo.
4. Elke overeenkomst met Buro Karo valt onder deze algemene voorwaarden, met uitzondering van de algemene voorwaarden van de klant, evenals, indien van toepassing, op alle voorafgaande rechtshandelingen en op de specifieke voorwaarden gebonden aan elke specifieke prestatie, en dit ter aanvulling van de huidige voorwaarden.
5. Buro Karo zal de dienstverlening uitvoeren conform de beste standaarden van het beroep van de commerciële zaak waarvoor de overeenkomst gesloten wordt, met dien verstande dat Buro Karo een middelenverbintenis aangaat.
6. De Klant zal met Buro Karo samenwerken, gedurende de hele duur van de dienstverlening, met het oog op het verbeteren van de kwaliteit van de prestaties zoals omschreven in de offerte. Ten dien einde zal de Klant, zonder uitstel, elke verduidelijking nodig voor het uitvoeren van de dienstverlening verstrekken en zal de Klant steeds antwoorden op de eventuele vragen van Buro Karo.
7. Beide partijen aanvaarden in het bijzonder dat deze algemene voorwaarden evenwichtig zijn en niet onrechtvaardig zijn en volledig in overeenstemming zijn met de regels over onrechtmatige bedingen uit het Wetboek Economisch Recht.
8. Het feit dat een specifieke overeenkomst afwijkt van één van de bepalingen van deze algemene voorwaarden, sluit de toepassing van de overige bepalingen niet uit.
9. Offerte, prijs en betaling
10. De staat van kosten van Karo Koestert en/of Trouwburo Karo kan 3 elementen bevatten: de kosten van de weddingplanner/ceremonieplanner, de kosten van de accessoires en het ereloon bij werken met externe derden[1].
11. De kosten van de weddingplanner worden als volgt berekend:
    1. Gekozen/ opgemaakt event-/ weddingpakket. De klant kan er voor opteren om een extra pakket van 10% van de offerte prijs aan te kopen waarbij de klant recht heeft op 2 verplaatsingen zonder motief, binnen het jaar na het geplande huwelijk. Bijkomende verplaatsingen worden gefactureerd volgens het tarief bepaalt in punt b.
    2. verplaatsingsvergoeding aan 0,45 euro per km. Voor reistijden van meer dan één uur wordt nog een uurloon van 95 euro excl. BTW aangerekend, pro rata voor de reistijd die 1uur overschrijdt. extra bezoeken: 142,50 euro, excl. BTW en excl.
    3. financiële verrichtingen: 1 euro/ verrichting[2]
    4. aangetekende zendingen: 10 euro/ stuk
12. Elke wijziging van de dienstverlening van Buro Karo zoals omschreven in de offerte zal vooraf aangevraagd moeten worden door de Klant en expliciet goedgekeurd worden door Buro Karo. De Klant aanvaardt verder dat elke nieuwe aanvraag de prijs van de dienstverlening van Buro Karo kan wijzigen.
13. Buro Karo kan niet gehouden zijn aan de offerte indien de klant er redelijkerwijs van kon uitgaan dat deze een materiële vergissing (bv typfout) bevat.
14. De prestaties worden gefactureerd conform aan het tarief vermeld in de offerte. Alle prijzen staan vermeld in de offerte.
15. Het totale bedrag zoals overeengekomen in de offerte wordt opgesplitst in drie deelfacturen. De eerste voorschotfactuur is betaalbaar na aanvaarding van de offerte en bedraagt 25% van het in de offerte afgesproken bedrag. 3 maanden voor het event dient een volgende voorschot van 25% betaald te zijn. Het saldo van 50% is betaalbaar 2 weken voor het event. Wanneer de offerte ook zaken betreft die volledig afgehandeld zijn voor de eigenlijke event-/ huwelijksdag, wordt het volledige bedrag van deze onderdelen aangerekend. Betaalde bedragen komen overeen met reeds geleverde diensten en prestaties door Buro Karo welke zijn verworven na betaling.
16. Tenzij anders vermeld in de offerte dienen de facturen binnen een termijn van 8 dagen na factuurdatum betaald te worden. Bij niet-betaling van het saldo op de vervaldag, zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, en voor zover de klant een professioneel is, op dit bedrag een interest verschuldigd zijn gelijk aan 10% per jaar, tot volledige betaling, en een forfaitaire schadevergoeding van 10%.
17. Wanneer de klant een consument is in de zin van het Wetboek Economisch Recht, zal bij gebreke aan betaling op de vervaldag een eerste kosteloze herinnering worden gestuurd. Bij niet betaling binnen de 14 kalenderdagen, waarvan de termijn in gaat zoals bepaald in artikel XIX.2 WER, zal Buro Karo gerechtigd zijn om de nalatigheidsinteresten en schadebedingen te vorderen, zoals bepaald in artikel XIX.4 WER, en dit vanaf de dag na het verzenden van de eerste kosteloze herinnering, conform artikel XIX.2§4 WER.
18. Bij niet-betaling door de Klant behoudt Buro Karo zich eveneens het recht voor om de verdere dienstverlening op te schorten. Tevens wordt de niet betaling gezien als een zware wanprestatie, welke Buro Karo heeft recht geeft om de overeenkomst te beëindigen ten laste van de klant, aan de geldende schadevergoedingen (zie artikel 5).
19. Buro Karo regelt alle betalingen met derden. Enkel wanneer Trouwburo Karo de cliënten bijstaat in de samenwerking met externe derden, handelt de weddingplanner deze betalingen ook af. Zo niet, zijn deze betalingen door de Klant zelf uit te voeren.
20. Uitvoeringstermijnen
21. De overeengekomen termijnen zijn bindend voor zowel de Klant als Buro Karo. Afwijkingen op de afgesproken termijnen zijn slechts mogelijk mits voorafgaand schriftelijk akkoord tussen de Klant en Buro Karo, behoudens in een geval van overmacht zoals voorzien onder punt 10.
22. De Klant aanvaardt dat afwijkingen in de uitvoeringstermijnen aanleiding kunnen geven tot een prijsverhoging. Buro Karo zal een eventuele prijsverhoging steeds vooraf meedelen aan de Klant.
23. Bij afwijkingen van de uitvoeringstermijn te wijten aan de Klant en waarbij de Klant Buro Karo niet vooraf heeft verwittigd, behoudt Buro Karo zich het recht voor de prijs forfaitair te verhogen met 15%. In het geval waarin Buro Karo zonder verwittiging de uitvoeringstermijn wijzigt, en de klant een consument is in de zin van het Wetboek Economisch Recht, heeft ook de Klant recht op een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 15% van de afgesproken prijs.
24. Indien door een niet vooraf gecommuniceerde wijziging van de uitvoeringstermijn door de Klant de overeenkomst in zijn geheel niet meer uitgevoerd kan worden, heeft Trouwburo Karo het recht om de overeenkomst als ontbonden te beschouwen onverminderd het recht om een schadevergoeding te vorderen zoals bepaald in artikel 5.
25. Indien de klant gedurende minstens 6 aaneensluitende uren beroep wenst te doen op de diensten van Trouwburo Karo en/of Karo Koestert, dient de klant tevens de zorgen voor een maaltijd voor haar personeelsleden en/of aangestelden.
26. De Klant aanvaardt dat bij ontbinding van de overeenkomst te zijnen laste alle reeds betaalde bedragen definitief verworven zijn door Buro Karo in het kader van door haar reeds gepresteerde diensten.
27. Wanneer de cliënten bepaalde diensten uit het contract willen halen, betalen zij voor deze diensten de door de weddingplanner reeds gemaakte kosten en werkuren + 20% van het totale bedrag van deze geannuleerde diensten.
28. Privacy
29. Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
30. Buro Karo zal steeds zorg dragen voor de juiste verwerking van de gegevens hem verstrekt door de Klant in overeenstemming met de GDPR van 25.05.2018 van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Meer informatie over de verwerking van de gegevens is te vinden in onze privacyverklaring, zoals te vinden op www.buro-karo.be.
31. De klant geeft de toestemming aan Buro Karo om foto's te gebruiken voor commerciële doeleinden. Dit zonder de persoonlijke levenssfeer van de Klant te benadelen.

1. Beëindiging van de overeenkomst
2. Zowel de Klant als Buro Karo hebben steeds het recht om de overeenkomst op te zeggen. Het opzeggen van de overeenkomst dient steeds te gebeuren bij aangetekende brief met een opzeggingstermijn van ten minste 15 dagen. Verwijzend naar artikel 3 blijven alle reeds betaalde voorschotten op het moment van opzegging verworven.
3. Bij opzegging door de Klant, dient ook steeds een schadevergoeding ten belopen van 30 % van het totale bedrag zoals overeengekomen op de offerte, betaald te worden aan Buro Karo. Bij opzegging door de Klant 2 weken of minder voor het event, dient de Klant de resterende 50% nog te betalen aan Trouwburo Karo, zodat het totaalbedrag volledig betaald moet worden. Indien de opzegging uitgaat van Buro Karo, en de klant een consument is in de zin van het Wetboek Economisch Recht, is de klant eveneens gerechtigd op een schadevergoeding van 30%.
4. Ingeval van zware wanprestatie, door een van de partijen, behoudt de andere partij zich het recht voor om de overeenkomst te beëindigen, aan dezelfde geldende schadevergoedingen als bepaald onder punt b, van dit artikel, onverlet het recht om hoger geleden schade te bewijzen. Als zware wanprestatie worden onder andere beschouwd, doch niet limitatief opgesomd, het niet betalen van de uitgeschreven facturen, zich respectloos uitlaten naar Buro Karo en haar personeelsleden en aangestelden, niet willen meewerken volgens de gebruikelijke manier van Buro Karo,…
5. Buro Karo is verder gerechtigd om de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen of te beëindigen zonder een schadevergoeding verschuldigd te zijn: (a) bij faillissement van de opdrachtgever, alsmede in geval van ontbinding of liquidatie van de opdrachtgever, (b) indien bewarend of uitvoerend beslag op de roerende of onroerende goederen van de opdrachtgever wordt gelegd, (c) bij elke wanprestatie of niet-naleving door de opdrachtgever van één van de bepalingen van deze algemene voorwaarden na een ingebrekestelling met een regularisatietermijn van vijftien (15) kalenderdagen (d) bij ernstige aanwijzingen van fraude en/of frauduleus of onrechtmatig gebruik van de geleverde diensten en/of producten.
6. Buro Karo maakt uitdrukkelijk voorbehoud eventuele verdere schade, zoals kosten wegens verbreking van overeenkomsten die aan derden moeten worden betaald integraal op de Klant te verhalen.
7. Wanneer externe factoren/partijen zorgen voor een beëindiging van de samenwerking en/of Buro Karo of derde partijen in onderaanneming schade lijden vanwege het uitvoeren van een door de klanten gevraagde service, zullen de onkosten op de Klant worden verhaald.
8. Aansprakelijkheid
9. De verbintenissen aangegaan door Buro Karo zijn middelenverbintenissen.
10. Buro Karo kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige fout (zelfs een grove fout) van haar of haar aangestelden, behoudens ingeval van een opzettelijke fout of de fouten die het leven of de fysieke integriteit van personen aantast. Conform artikel 5.89§1NBW is Buro Karo dus niet aansprakelijk voor zijn zware fout of een zware fout van zijn aangestelden.
11. De klant is verantwoordelijk voor de correcte en tijdige aanlevering van de nodige informatie en input, opdat Buro Karo haar diensten correct kan uitvoeren. Buro Karo is aldus niet aansprakelijk voor fouten en andere schade, van welke aard ook als de klant onjuiste en/of onvolledige informatie bezorgt.
12. Indien en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft Buro Karo het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden. Buro Karo kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor enige schade voortvloeiend uit hun fout.
13. Indien de aansprakelijkheid van Buro Karo toch in het gedrang komt, beperkt deze zich enkel tot de directe schade en zal zij in geen geval aansprakelijk gesteld kunnen worden voor indirecte of gevolgschade, zoals onder meer verlies aan omzet, verlies aan reputatie, verlies aan klanten,….
14. Bovendien is de aansprakelijkheid van Buro Karo beperkt tot de waarde van het factuurbedrag en zal enkel bestaan uit een vermindering van de prijs, of in voorkomend geval en maximaal, tot een kwijtschelding van de openstaande betaling, welke vergoeding partijen alsdan aanvaarden als finale schikking tot slot van alle rekeningen. Elke prijsvermindering zal worden vastgesteld op basis van de ernst van de naar recht genoegzaam bewezen fouten.
15. Intellectuele eigendomsrechten
16. Onze website, logo’s, teksten, foto’s, namen en in het algemeen al onze communicatie zijn beschermd door intellectuele eigendomsrechten die hetzij bij ons, hetzij bij onze toeleveranciers of andere rechthebbenden liggen.
17. Onder intellectuele eigendomsrechten worden verstaan octrooi-, auteurs-, merk-, tekeningen- en modellenrechten en/of andere (intellectuele eigendoms)rechten, waaronder al dan niet octrooieerbare technische en/of commerciële knowhow, methoden en concepten.
18. Het is verboden gebruik te maken van en/of wijzigingen aan te brengen in de intellectuele eigendomsrechten zoals beschreven in dit artikel. Zo mag de klant bijvoorbeeld onze tekeningen, foto’s namen, teksten, logo’s kleurencombinatie, etc … niet kopiëren of reproduceren zonder onze voorafgaande en uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.
19. Het is de klant dan ook verboden om de uitgeschreven teksten te delen op sociale media of met derden met het oog op hergebruik.
20. Overeenkomsten met derden
21. In overeenkomsten met derden is Buro Karo enkel te beschouwen als een tussenpersoon. Alle overeenkomsten met derden worden, bij tussenkomst van Buro Karo, rechtstreeks gesloten tussen de derde en de Klant.
22. In het geval waarin Buro Karo gevraagd wordt om offertes te tekenen of om goederen in ontvangst te nemen, is dit steeds in naam en voor rekening van de Klant, waartoe de Klant door de ondertekening van de offerte onherroepelijk mandaat verstrekt aan Buro Karo. Op geen enkel moment is Buro Karo aansprakelijk voor overeenkomsten, de uitvoering van overeenkomsten, de betaling van overeenkomsten gesloten tussen de Klant en een derde (of haar werknemers en/of aangestelden) waarbij Buro Karo heeft bemiddeld.
23. Verzekering

Wanneer de klant een overeenkomst aangaat met Trouwburo Karo, verbindt hij zich er toe een event-/ huwelijksverzekering af te sluiten bij een maatschappij van zijn keuze. Trouwburo Karo kan op elk moment de klant verzoeken het bewijs van deze verzekering voor te leggen. Indien een event/ huwelijksfeest door overmacht niet kan plaatshebben en valt onder de dekking van de event-/ huwelijksverzekering, heeft Trouwburo Karo een voorrecht op de door de verzekeringsmaatschappij uit te keren sommen, bij niet-betaling van de facturen van Trouwburo Karo. Indien de klant wenst af te zien van dergelijke verzekering, zijn de onkosten, gekoppeld aan een annulatie, voor eigen rekening van de klant.

1. Overmacht
2. Wanneer Buro Karo ten gevolge van overmacht niet in de mogelijkheid verkeert om de overeenkomst uit te voeren, behoudt Buro Karo zich het recht voor de overeenkomst te beëindigen zonder dat de Klant een schadevergoeding kan eisen.
3. Hetzelfde geldt voor de Klant, maar Buro Karo sluit uitdrukkelijk van het eindigen van de relatie tussen de partners als een geval van overmacht, uit.

Worden wel als overmacht beschouwd, de volgende gebeurtenissen, niet limitatief opgesomd:

• het overlijden van één van de huwelijkspartners;
• ziekenhuisopname één van de huwelijkspartners, tenzij deze het gevolg is van een vooraf door de huwelijkspartner gekende medische behandeling of ziekte;
• het overlijden of onverwachte ziekenhuisopname van familieleden in de eerste graad van één van de huwelijkspartners en/of van de getuigen;
• natuurrampen, oorlogssituaties, oproer en algemene stakingen.

1. Wanneer een event/ huwelijksfeest in het buitenland georganiseerd dient te worden in gebieden waar het risico op onvoorziene gebeurtenissen hoger ligt dan in België, dan is dit bijkomend risico ten laste van de Klant.
2. Ook bij overmacht worden reeds betaalde facturen door Buro Karo als verworven beschouwd.
3. Klachten
4. Klachten dienen schriftelijk en per aangetekende brief overgemaakt te worden aan Buro Karo binnen de 14 dagen na factuurdatum. Bij verstrijken van deze termijn wordt de Klant geacht de verstrekte diensten aanvaard te hebben. Betaling van een factuur zonder geldig protest binnen de gestelde termijn wordt, eveneens beschouwd als aanvaarding van de verrichte diensten. Bij het ontvangen van een klacht zal Buro Karo in overleg met de Klant een zo geschikt mogelijke oplossing uitwerken.
5. Toepasselijk recht en bevoegdheid

De overeenkomst tussen de Klant en Buro Karo wordt beheerst door Belgisch recht. In geval van betwisting aangaande de overeenkomst en de uitvoering ervan, zijn naargelang het geval enkel de Vrederechter te Boom of de Rechtbanken te Antwerpen bevoegd.

1. Overige bepalingen
   1. Indien een bepaling van de overeenkomst of een gedeelte daarvan ongeldig, onwettig of niet-afdwingbaar wordt verklaard:

• Worden de geldigheid, wettigheid en afdwingbaarheid van de rest van de overeenkomst of van de resterende bepaling hierdoor op geen enkele wijze beïnvloed of aangetast; en
• Verbinden partijen zich ertoe om te goeder trouw te onderhandelen om tot een bepaling te komen die het doel en de intentie van de ongeldige, onwettige of niet-afdwingbare bepaling of het gedeelte ervan zo dicht mogelijk benadert.

1. Het in gebreke blijven door Buro Karo om haar rechten onder deze overeenkomst af te dwingen zal niet als een afstand van dit recht beschouwd worden en zal in geen geval de rechten van de andere partij uitbreiden of wijzigen.
2. Een wijziging van de overeenkomst is enkel bindend als daarover een schriftelijk akkoord bestaat tussen de partijen.
3. Ingeval van wijzigende omstandigheden die de uitvoering van de overeenkomst meer bezwarend maakt verbinden partijen zich er toe het contract opnieuw te onderhandelen met het oog op de aanpassing of beëindiging ervan, dit conform artikel 5.74 NBW.

[1] externe derden: derden waarmee de cliënten wensen samen te werken.

[2] verrichtingen voor externe derden.